mimbarmaritim.id (Surabaya)
PT Pelindo Damai Sejahtera (PT PDS) pengelola kontrak kerja bagi lebih dari 18 ribu pegawai yang tersebar di berbagai wilayah di Indonesia tentu bukan pekerjaan sederhana. Proses administrasi, persetujuan, pemantauan masa berlaku, hingga penyimpanan dokumen harus berjalan cepat, tertib, dan akurat. Ketika masih dilakukan secara manual, seluruh proses tersebut tentu berpotensi memakan waktu, menimbulkan penumpukan dokumen, hingga meningkatkan risiko kesalahan administrasi.
Transformasi itulah yang dilakukan PT Pelindo Daya Sejahtera (PDS) melalui penerapan Sistem Pengelolaan Kontrak Digital (E-Contract) sejak tahun 2020. Hingga kini, sistem tersebut telah mendukung pengelolaan administrasi kontrak bagi lebih dari 18 ribu pegawai yang tersebar di berbagai wilayah operasional perusahaan. Pengalaman ini menarik perhatian PT Untung Bersama Sejahtera (UBS), produsen perhiasan emas dan logam mulia yang lebih dikenal dengan UBS Gold, untuk mempelajari implementasi sistem ini secara langsung melaksanakan kegiatan benchmarking di Kantor Pusat PDS, Surabaya, Jumat (10/7/2026)..
Pada kegiatan ini, Assistant Manager Human Capital UBS Gold, Eviana Sukmawati, bersama tim melakukan benchmarking ke Kantor Pusat PDS dan langsung disambut Superintendent Hukum PDS, Achmad Sidik Jamaludin, bersama jajaran PDS dari fungsi pemasaran, teknologi informasi, dan sumber daya manusia.
Dalam diskusi ini, PDS membagikan pengalaman selama mengembangkan dan mengimplementasikan E-Contract, mulai dari proses awal penerapan, tantangan yang dihadapi, hingga berbagai penyempurnaan yang dilakukan agar sistem mampu mendukung pengelolaan kontrak kerja dalam skala besar. Pada sesi tanya jawab juga dimanfaatkan kedua perusahaan untuk saling bertukar pandangan mengenai pengembangan sistem digital di lingkungan masing-masing.
UBS Gold memilih PDS sebagai tujuan benchmarking setelah memperoleh rekomendasi dari salah satu rekanan yang mengetahui bahwa PDS telah lebih dahulu menerapkan sistem E-Contract untuk mengelola administrasi kontrak kerja dalam skala besar. Pengalaman PDS ini dinilai relevan sebagai referensi dalam pengembangan sistem serupa di lingkungan UBS.
Digitalisasi pengelolaan kontrak menghadirkan perubahan yang signifikan dibandingkan proses konvensional. Alur review dan approval berlangsung lebih cepat karena dilakukan secara otomatis dan terdokumentasi dalam satu sistem. Dokumen kontrak juga dapat ditandatangani secara digital dengan kekuatan hukum sesuai Undang – Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Sistem tersebut juga memungkinkan pemantauan masa berlaku kontrak secara real-time melalui notifikasi otomatis. Seluruh dokumen tersimpan dalam arsip digital terpusat yang dilengkapi sistem keamanan dan enkripsi sehingga memudahkan pencarian dokumen sekaligus memperkuat perlindungan data pribadi pegawai. Di sisi lain, sistem ini turut mendukung proses audit serta memperkuat tata kelola administrasi perusahaan.
Superintendent Hukum PT Pelindo Daya Sejahtera, Achmad Sidik Jamaludin, menyampaikan apresiasi atas kepercayaan UBS Gold yang memilih PDS sebagai tujuan benchmarking. “Kami sangat mengapresiasi UBS Gold yang telah memilih PDS sebagai tujuan benchmarking. Semoga apa yang kami bagikan hari ini dapat menjadi salah satu referensi dalam pengembangan sistem di UBS. Di sisi lain, kami juga memperoleh banyak masukan saat diskusi berlangsung. Hal ini lah nilai dari benchmarking, bukan hanya berbagi pengalaman, tetapi juga saling belajar untuk terus berkembang,” ujar Achmad.
Menurut Achmad, setiap perusahaan memiliki tantangan dan kebutuhan yang berbeda dalam mengelola proses bisnisnya. Karena itu, kegiatan benchmarking menjadi ruang yang penting untuk saling bertukar pengalaman, memperkaya perspektif, sekaligus mendorong lahirnya inovasi yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan masing – masing perusahaan.
Bagi PDS, tambah Achmad, kunjungan ini menjadi bukti bahwa transformasi digital yang dikembangkan perusahaan mampu memberikan manfaat tidak hanya bagi operasional internal, tetapi juga menjadi referensi bagi perusahaan lain yang tengah memperkuat tata kelola administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia.
“Ke depan, PDS akan terus mengembangkan inovasi digital sekaligus membuka ruang berbagi praktik baik guna mendorong tata kelola perusahaan yang semakin efektif, aman, dan adaptif terhadap perkembangan kebutuhan bisnis,” pungkas Achmad.(Red-MM).
About the Author
